Listasin viisi helppoa tapaa tehostaa päivittäistä työntekoa. Aiheen mukaisesti helpointa on hypätä suoraan asiaan:
1. Lopeta sähköpostin lähettäminen
Tutkimusten mukaan sähköpostin lukeminen ja lähettäminen vievät keskimäärin 28% työajastasi. Parhaimmillaan sähköpostit ovat huolellisesti tehtyjä suppeita tietopaketteja FYI-tarkoituksella. Oikeaan kahdenkeskiseen kommunikointiin kannattaa kuitenkin käyttää pikaviestimiä kuten Google Hangoutsia tai Slackia, soittaa puhelu, tai mennä rohkeasti puhumaan kasvotusten käyttäen vaikka aamukahvia tekosyynä. Tärkeintä on se, että viestimiseen ei käytetä liikaa aikaa esimerkiksi miettimällä sanamuotoja (sähköposti tuntuu usein aika viralliselta), korostetaan keskustelun reaaliaikaisuutta ja minimoidaan väärinymmärryksiä.
2. Opettele nopeimmat työskentelytavat
Lisää jokainen päivittäin käyttämäsi kansio Windowsin tai Macin suosikkeihin. Myös jokainen käyttämäsi ohjelma sisältää pikanäppäimiä, joilla pääset tekemään haluamasi asiat nopeammin. Ota kolme eniten käyttämääsi ohjelmaa ja opettele niiden pikanäppäimet. Kuten Exceliin, myös käyttöjärjestelmiin voi luoda makroja esimerkiksi AutoHotkey:n avulla.
3. Käytä Kanbania
Mitä olin tekemässä? Mitä teen seuraavaksi? Mitä olen jo tehnyt? Kysymyksiin helpot vastaukset tuo Kanban, tuo erittäin yksinkertainen ja graafinen tapa hallita kaaosta. Jos olet vanhan liiton miehiä, tee fyysinen Kanban-taulu. Jos et, suosittelen Trelloa (tai muita vastaavia projektinhallintasovelluksia).
4. Tee kirjanmerkkikansio selaimeesi
Kuuluuko tapoihisi käydä läpi tietyt nettisivut säännöllisesti? Tee kirjanmerkkikansio selaimeesi ja klikkaa se auki joka aamu. Näin saat kaikki päivän uutiset, artikkelit, inspiraation ja vaikka firman oleelliset nettisivut auki nopeasti ja helposti. Oma komboni muodostuu Trellosta, Google Analyticsistä, kotisivuista ja Dribbblestä.
5. Lue!
Työkalut ja tieto muuttuvat, joten myös sinun täytyy päivittää itseäsi. Oleellinen uusi tieto löytyy esimerkiksi Wikipediasta, toimialan ykkösen blogista, tai vaikkapa Twitterin hashtageista. X Headsin uutiskirjeestä poimit helposti mielenkiintoiset artikkelit, eikä perinteisiä kirjojakaan kannata unohtaa.