200 linkkiä, 3 artikkelia, 1 työtunti: Uutiskirjeen luomisprosessi

Arvioitu lukuaika: 5 minuuttia

Julkaisimme uutiskirjeen lukijoille tällä viikolla kyselyn, jossa kysyimme lukijoidemme mielipidettä siitä, millainen uutiskirjeemme tulisi olla. Aiheeseen liittyen ajattelin kirjoittaa teille, arvoisa yleisö, yksityiskohtaisen kuvauksen prosessista, jota käytämme uutiskirjeen luomiseen. Vaikka aihe ei sinänsä välttämättä kuulosta äärettömän mielenkiintoiselta, sisältää se hyvin todennäköisesti ideoita ja tekniikoita, joilla voisit helpottaa myös omia toistuvia työtehtäviäsi. Erityisesti niiden tympeiden hommien osalta. Pysy siis mukana!

Perjantai 07:00

Uutiskirjeen luomisprosessi käynnistyy perjantaina, siis päivänä, jolloin kello 07:00 uutiskirjeemme singahtaa sähköpostilaatikkoosi. Perjantaina alkaa uutiskirjeen luomisprosessin passiivisen työn vaihe, joka kestää perjantaiaamusta seuraavan viikon torstaiaamuun. Tiimimme lukee artikkeleita omista lähteistään ja artikkelien linkittäminen näyttäisi keskittyvän vahvasti viikonloppuun ja keskiviikkoon. Oma tapani on seurata sosiaalista mediaa, lukea pari kertaa viikossa minulle suositeltuja artikkeleita medium.com:sta ja silloin tällöin avata välilehtikokoelma, joka hakee muun muassa Twitteristä häshtägeillä #managementconsulting ja #behavioraleconomics merkittyjä twiittejä.

Montako artikkelia viikossa?

Kun uutiskirjeeseemme sopiva artikkeli löytyy, linkitetään se X Headsin “Uutiskirjeartikkelit” Slack-kanavalle muiden luettavaksi. Jokainen meistä lukee viikossa keskimäärin 20 artikkelia, jotka herättävät ajatuksen: “Tulisiko tämä linkata Uutiskirjeartikkelit-kanavalle?”. Omalla kohdallani 2-3 artikkelia päätyy itse kanavalle. Tällä kanavalla keskustellaan pääosin artikkeleista ja uutiskirjeen sisällöstä.

Screen Shot 2016-07-10 at 20.58.24

Uutiskirjeartikkeleiden metsästys on erinomaista, tavoitteellista, itsensä kehittämistä.

  1. Haaste löytää hyviä artikkeleita pakottaa lukemaan paljon asiasisällöllistä tekstiä
  2. Artikkeleista keskusteleminen laajentaa omia näkökulmia

Torstaina Pekka ottaa roolia – ja tekee itsestään työttömän

Olemme yksimielisesti valinneet Pekan Uutiskirjepiiskuriksemme. Etevänä piiskurina Pekka on kuitenkin automatisoinut suurimman osan tehtävistään.

Automaatio 1

Joka torstaiaamu Uutiskirjeartikkelit kanavalle ilmestyy muistutus, joka muistuttaa päivän agendasta:

Screen Shot 2016-07-07 at 21.45.25

Jäljellä on siis vielä kaksi tuntia aikaa lukea ja linkittää artikkeleita, jonka jälkeen siirrytään äänestykseen:

Screen Shot 2016-07-07 at 21.49.19

Äänestys käynnissä nohevasti heti klo 11 jälkeen.

Äänestysaikaa on klo 13 asti. Viikon uutiskirje alkaa muotoutua. Kun kello lyö 13, Pekka etsii keskustelusta kolme eniten ääniä saanutta artikkelilinkkiä ja merkitsee ne tähdellä.

Screen Shot 2016-07-10 at 21.01.30

Automaatio 2

Tähdellä merkitseminen käynnistää Zapier-automaation, jota kutsutaan Zapiksi. Zapierilla voi yhdistää eri palveluiden ohjelmointirajapintoja (API) ja liittää ne eri toimintoihin, tässä tapauksessa Slackin tähdellä merkitsemiseen. Zapierin erinomaisuus piilee siinä, että ilman ohjelmointia voi luoda ennalta määrättyjä tehtäviä graafisen käyttöliittymän avulla. Tähdellä merkityistä viesteistä Zapier poimii jaetun linkin otsikon, osoitteen ja kuvan osoitteen (jos sellainen löytyy). Tämän jälkeen Zapier siirtyy käyttämään Google Driven rajapintaa ja siirtää aiemmin kerätyt tiedot artikkeleista ennalta määritettyyn taulukkoon kolmelle erilliselle riville. Tämän jälkeen Pekka kopioi 3 uusinta riviä, erilliseen taulukkoon, johon kirjoitetaan kuvaukset.

Screen Shot 2016-07-08 at 00.24.49

Otsikot, linkit ja kuvien osoitteet nätisti rivissä.

Screen Shot 2016-07-16 at 11.14.15

Zapier poistaa Pekalta hurjan määrän ylimääräistä työtä. Ilman Zapieria Pekka joutuisi avaamaan ensimmäisen artikkelin linkin, kopioimaan otsikon, siirtämään sen taulukkoon, avaamaan artikkelin välilehden, kopioimaan otsikon, siirtämään sen taulukkoon, välillä unohtaen mitä olikaan tekemässä, avaamaan välilehden uudestaan ja kopioimaan kuvan osoitteen ja liittämään sen taulukkoon. Ja toistamaan saman prosessin vielä kaksi kertaa. Kuulostaako tällainen edestakaisin sählääminen tutulta?

Artikkelien kuvaukset

Artikkelien kuvaukset eivät tietysti synny itsestään, vaikka joissakin artikkeleissa olisi  luultavasti mahdollista kopioida Open Graph meta-tagista artikkelin kuvaus. Olemme kuitenkin päättäneet luottaa aitoon ihmistyöhön tässä vaiheessa. Klo 13 artikkelit ovat siis siirtyneet taulukkoon ja kuvaukset odottavat kirjoittamistaan. Pekka ilmoittaa Slack-kanavalle, että artikkelit odottavat kuvauksia ja antaa linkin suoraan Google Driven taulukkoon, ja usein myös nimeää piiskurin roolissaan myös preferoidut kirjoittajat. Olemme myös sisällyttäneet bit.ly-linkin uutiskirjetaulukollemme, joka on kirjoitettu Slack-kanavan kuvaukseen, josta sen nopeasti löytää. Kiireen ja luovan taistelun jälkeen, artikkelien kuvaukset ovat (melko) usein klo 15 kirjoitettuina.

Uutiskirjeen siirtäminen sähköpostiksi eli automaatio 3

Olemme kehittäneet taulukkoomme kustomoidun skriptin, joka luo otsikoista, linkeistä, kuvista ja kuvauksista automaattisesti uutiskirjeen sisällön html-muodossa. Näin uutiskirje saadaan siirrettyä kätevästi ja ennen kaikkea automatisoidusti Google Sheetsistä sähköpostin välityspalveluun, Mailchimpiin. Mailchimpissä Pekan tarvitsee vain päivittää vanha kustomoitu viestipohja uusimpaan, luoda uusi kampanja ja ajastaa uutiskirjeen lähetys seuraavaksi aamuksi klo 07:00. Näin uutiskirje on saatu tiivistettyä noin kahdesta sadasta luetusta artikkelista kolmeen artikkeliin kuvineen ja kuvauksineen ja saapuu Teidän sähköposteihinne seuraavana aamuna.

Screen Shot 2016-07-26 at 23.04.07

Google Sheetsiin voi luoda omia valikoita.

Screen Shot 2016-07-26 at 23.09.55

Kehitysideoita

Joka viikko kerätyistä artikkeleista emme käytä keskimäärin seitsemää artikkelia yhtään mihinkään, vaikka osa laadun ja mielenkiintoarvon puolesta kelpaisikin uutiskirjeeseen. Tapani vastaa meillä sosiaalisesta mediasta, joten voisimme luoda Tapanille Slackiin oman tähdellä merkitsemis-Zapin, joka julkaisee Tapanin valitsemat artikkelit suoraan yrityksemme Facebook- tai Linkedin-sivulle.

Toinen kehitysidea liittyy artikkelien keräämiseen. Potentiaalisten uutiskirjeartikkelien määrää voisi nostaa käyttämällä jotakin kattavaa artikkelien suositteluohjelmaa, kuten Flipboardia, jolloin luettujen artikkelien aihe/uutiskirje yhteensopivuus olisi luultavasti korkeampi.

Prosessi päättyy ja alkaa uudelleen

Tässä suhteellisen yksityiskohtainen kuvaus uutiskirjeemme luomisprosessista. Toivon, että onnistuin herättämään ajatuksia siitä, kuinka voisit itse automatisoida omia työtehtäviäsi. Ajatuksissani on kirjoittaa aiheeseen liittyen erillinen blogi, jossa käyn tarkkaan läpi, kuinka Google Sheetsiin luodaan kustomoituja valikoita ja liitetään niiden taakse Javascript-koodia – siis Excel-supervoimilla. Lisäksi toivon, että sait kuvan minkälaisesta prosessista on kyse ja olet mielissäsi tietäessäsi, kuinka kattavan poiminnan uutisista ja artikkeleista saat joka perjantaina mailiboksiisi.

 

Aarne Huttunen

Näytä lisää kirjoituksia ja osaamisprofiili

Aarne on tiimimme IT-mies, jolla on pitkä kokemus käyttäjäkokemuksen parantamisesta.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *